الغرض الأساسي
الدعم في تنسيق جميع وظائف الموظفين بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، المساعدة في معالجة المعاملات،
وإدارة مزايا الموظفين، وصيانة سجلات الموظفين، وقضايا علاقات الموظفين من أجل مساعدة
شركة دولفين للطاقة على تلبية أهدافها المتعلقة بالموارد البشرية والأعمال بشكل عام.
المهام:
1) العمل كنقطة محورية بين الموظفين والموارد البشرية عندما يتعلق الأمر بالاستفسارات في مجال خدمة الموارد البشرية.
2) التنسيق والمتابعة مع فريق الإدارة بشأن حالة تصاريح العمل والتأشيرات وما إلى ذلك … لتحديث الموظفين بشأن حالتهم والمتطلبات للمتابعة.
3) المساعدة في تزويد الوظيفة القانونية بأي قضايا قانونية متصاعدة للموظفين لضمان حماية دولفين للطاقة وصيانتها.
4) جمع المعلومات اللازمة من الموظفين فيما يتعلق بالخدمات الصحية الطبية والعمل كنقطة اتصال بين الشركة ومقدمي الخدمات.
5) إدارة جميع الأنشطة المتعلقة بالتأمين الصحي الطبي (التسجيل / الحذف أو التغييرات في التغطية) المتعلقة برفاهية الموظفين (الصحة والحياة الجماعية). إعداد قائمة الأعضاء النشطين المؤهلين سنويًا وفقًا لسياسة الموارد البشرية وتقديمها إلى المزود لتجديد التغطية السنوية للأعضاء.
6) الاتصال بشركات التأمين بالتعاون مع قسم تطوير المنظمة بشأن
العمليات الطبية الحرجة مثل (معالجة مضاعفات المطالبات الطبية في الخارج والأمراض الحرجة ومطالبات الإعاقة / الوفاة).
7) المساعدة في صياغة الاتصالات التي يجب إعدادها لتحديث الموظفين بأي تغييرات في إجراءات الموارد البشرية.
8) جمع المعلومات اللازمة من المالية فيما يتعلق بالمعاملات وصرف المدفوعات لتحديث الموظفين والإجابة على أي توضيحات وفقًا لذلك. 9) معالجة معظم استفسارات الموظفين المتعلقة بسياسات وإجراءات الموارد
البشرية ونقل الاستفسارات الأكثر تعقيدًا إلى فريق HRBP.
10) التأكد من صيانة جميع مستندات الموظفين بشكل صحيح وإبقائها محدثة من أجل تسهيل استرجاع المعلومات في الوقت المناسب وبسهولة.
11) بدء معالجة PAF بما في ذلك الترقية وتعديل الراتب ونهاية الخدمة ومعلم IDP وتفعيل وإلغاء تفعيل البدلات لضمان الدقة والالتزام بالسياسات والعمليات المحددة.
12) بدء معالجة المعاملات المتعلقة بشؤون الموظفين مثل القروض والمطالبات الطبية والإجازات والعمل الإضافي والنقل وغيرها من شؤون الموظفين من أجل توفير وضمان خدمة دقيقة وفي الوقت المناسب.
13) طلب من فريق التعويضات تعديل وتعديل أي تغييرات في نماذج الموظفين، وإدخال نماذج جديدة لتسهيل سير العمل بسلاسة من أجل ضمان حفظ جميع سجلات الموظفين بشكل مناسب واسترجاعها بسهولة عند الحاجة.
14) إعداد السجلات / التقارير المتعلقة بالموظفين والتأكد من أن المعلومات المتوفرة على النظام دقيقة في جميع الأوقات لضمان امتثال جميع ملفات الموظفين لمتطلبات دولفين للطاقة وقانون العمل.
15) تقدير والتحقق من صناديق التقاعد المطلوبة على أساس شهري وسنوي وكذلك إعداد والتحقق من جميع الوثائق المتعلقة بدفع المعاش التقاعدي والتأكد من تحديث هيئة المالية والمعاشات في دولة الإمارات العربية المتحدة بشأن أي تغييرات.
16) مراقبة وإبلاغ هيئة التقاعد المعنية بجميع تغييرات الحالة الاجتماعية والإنهاءات والتقاعد والوفيات والطلاق والتغييرات في المستفيدين المتعلقة بجميع الموظفين المؤهلين.
17) تعزيز الإجراء الحالي المتبع لدفع والتحقق من المعاش التقاعدي من خلال التعاون مع مسؤول التعويضات والسياسات لضمان تحسين الخدمة.
18) التحقق من المدفوعات المقدمة من كل موظف مؤهل على أساس شهري ومراقبة جميع القضايا المتعلقة بالمعاش التقاعدي.
19) تحسين الخدمات المتعلقة بالمعاش التقاعدي المقدمة لموظفينا المواطنين ومواطني دول مجلس التعاون الخليجي والإجابة على استفساراتهم.
20) تقديم بيانات المعاش التقاعدي للموظفين المؤهلين عند الطلب وترتيب المدفوعات في الحالات غير العادية كلما طلب ذلك مع ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات الموضوعة.
21) إعداد التقارير الشهرية والسنوية لتحديث والتحقق من قاعدة البيانات الخاصة بنا داخل هيئة التقاعد في الوقت المناسب.
22) إدارة عمليات تسريح الموظفين، بما في ذلك مساعدة الموظف على استكمال إجراءات التسريح، وحساب مكافأة نهاية الخدمة، وإجراء مقابلة الخروج وترتيب المغادرة.
23) إعداد حسابات التسوية النهائية قبل الحصول على موافقة إدارة المالية والتأكد من الإدخالات الصحيحة المنشورة في نظام SAP.
24) إعداد المدفوعات السنوية بناءً على الأهلية والتحقق من أي مزايا ومخصصات سنوية قابلة للتطبيق لجميع موظفي دولفين (التعيين المباشر، والتعيين لمدة محددة، والموظفين المؤقتين وموظفي العقود الخاصة) في دولة الإمارات العربية المتحدة وفقًا لسياسة دولفين وعقود العمل والتأكد من أن جميع التغييرات لها مستندات داعمة مناسبة وتنعكس بشكل صحيح من خلال نظام SAP.
25) إعداد وتجديد العقود (مقاولي الخدمة وFTC الشهرية) وتعديل الشروط في العقود.
26) إنشاء تقارير مختلفة عن معاشات الموظفين والتسوية النهائية المخصصة لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين حسب الحاجة.
27) ضمان سلامة SAP من خلال إدارة وتتبع التغييرات التي يقودها الموظف في HCM (المزايا والراتب ومعلومات الموظف)، وإعداد مذكرات الرواتب للتمويل بالإضافة إلى صيانة جميع ملفات موظفي الموظفين وملفات الموارد البشرية. 28
) التعامل مع معالجة المدفوعات الشهرية المختلفة مثل العمل الإضافي وأيام العمل الإضافية والبدلات الخارجية ومطالبات السفر وما إلى ذلك على أساس شهري.
29) التعامل مع إدارة الإجازات بما في ذلك الإجازات المرضية والمرضية الرئيسية والإجازات الإنسانية بمساعدة فريق الصحة المهنية والإجازات الإضافية / التعويضية لمقاولي الخدمة.
30) إدارة جوائز التقدير للموظفين وضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات المحددة.
31) أداء واجبات أخرى مماثلة أو ذات صلة حسب الحاجة أو التكليف من قبل رئيس دعم أعمال الموارد البشرية.